manajemen mutu: konsep dasar mutu

SUB TOPIK

1. Pengertian

2. Persepsi mutu

3. Dimensi mutu

4. Manfaat program jaminan mutu

Setelah membaca akhir perkuliahan, mahasiswa dapat :

1. Menjelaskan tentang pengertian mutu

2. Menjelaskan tentang Persepsi mutu

3. Menjelaskan tentang Dimensi mutu

4. Menjelaskan tentang Manfaat program mutu

REFERENSI

1. Dep. Kes. RI. Sistem Kesehatan Nasional, Depkes, Jakarta, 1982.

2. Azrul Azwar. Standar dalam Program Menjaga Mutu, MKMI, 1993;

3. Azrul Azwar. Konsep Mutu dalam Pelayanan Kesehatan, MKMI, 1993;

4. Departemen Kesehatan RI. Standar Pelayanan Rumah Sakit, Depkes,Jakarta, 1992.

5. Dep. Kes. RI. Modul Pelatihan Rumah Sakit, Mutu Pelayanan Depkes,Jakarta,

KONSEP DASAR MUTU PELAYANAN

a. Dalam Kamus Indonesia-Inggris kata mutu memiliki arti dalam bahasa Inggris quality artinya taraf atau tingkatan kebaikan; nilaian sesuatu. Jadi mutu berarti kualitas atau nilai kebaikan suatu hal.

b. Mutu adalah faktor yang mendasar dari pelanggan. Mutu adalah penentuan pelanggan, bukan ketetapan insinyur, pasar atau ketetapan manajemen. Ia berdasarkan atas pengalaman nyata pelanggan terhadap produk dan jasa pelayanan, mengukurnya, mengharapkannya, dijanjikan atau tidak, sadar atau hanya dirasakan, operasional teknik atau subyektif sama sekali dan selalu menggambarkan target yang bergerak dalam pasar yang kompetitif”.

c. Mutu produk dan jasa adalah seluruh gabungan sifat-sifat produk atau jasa pelayanan dari pemasaran, engineering, manufaktur, dan pemeliharaan di mana produk atau jasa pelayanan dalam penggunaannya akan bertemu dengan harapan pelanggan

Beberapa pendapat tentang mutu :

1. Mutu adalah gambaran total sifat dari suatu produk atau jasa pelayanan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk memberikan kebutuhan kepuasan (American Society for Quality Control).

2. Mutu adalah “Fitness for Use”, atau kemampuan kecocokan penggunaan (J.M.Juran).

3. Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan persyaratan (The conformance of requirements- Philip B. Crosby).

Menurut, Philip B. Crosby, ada “empat hal yang mutlak (absolut)” menjadi bagian integral dari manajemen mutu, yaitu bahwa :

1. Definisi mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan (The Definition of Quality is conformance to requirements).

2. Sistem mutu adalah pencegahan (The system of quality is prevention).

3. Standar penampilan adalah tanpa cacat (The performance standard is Zero Defects).

4. Ukuran mutu adalah harga ketidaksesuaian (The measurement of quality is the price of nonconformance).

Standar-standar Mutu

Standar produk dan jasa terdiri dari :

a) Kesesuaian dengan spesifikasi

b) Kesesuaian dengan tujuan dan manfaat

c) Tanpa cacat ( Zero Defects)

d) Selalu baik sejak awal

Standar pelanggan terdiri dari :

a) Kepuasan pelanggan

b) Memenuhi kebutuhan pelanggan

c) Menyenangkan pelanggan

Menurut Parasuraman (dalam Tjiptono, 1997) aspek-aspek mutu atau kualitas pelayanan adalah :

a. Keandalan (reliability)

Yaitu kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan, jujur, aman, tepat waktu, ketersediaan. Keseluruhan ini berhubungan dengan kepercayaan terhadap pelayanan dalam kaitannya dengan waktu.

b. Ketanggapan (responsiveness)

Yaitu keinginan para pegawai atau karyawan membantu konsumen dan memberikan pelayanan itu dengan tanggap terhadap kebutuhan konsumen, cepat memperhatikan dan mengatasi kebutuhan-kebutuhan.

c. Jaminan (assurance)

Mencangkup kemampuan, pengetahuan, kesopanan dan sifat dapat dipercaya yang dimiliki pada karyawan, bebas dari bahaya, resiko, keragu-raguan, memiliki kompetensi, percaya diri dan menimbulkan keyakinan kebenaran (obyektif).

d. Empati atau kepedulian (emphaty)

Meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan komunikasi yang baik dan memahami kebutuhan konsumen yang terwujud dalam penuh perhatian terhadap setiap konsumen, melayani konsumen dengan ramah dan menarik, memahami aspirasi konsumen, berkomunikasi yang baik dan benar serta bersikap dengan penuh simpati.

e. Bukti langsung atau berujud (tangibles)

Meliputi fasilitas fisik, peralatan pegawai, kebersihan (kesehatan), ruangan baik teratur rapi, berpakaian rapi dan harmonis, penampilan karyawan atau peralatannya dan alat komunikasi.

Trilogi Juran :

1. Perencanaan Mutu (Quality Planning)

Suatu mutu seharusnya direncanakan atau dirancang, yang terdiri atas tahap-tahap sebagai berikut :

a Menetapakan (Identifikasi) siapa pelanggan

a Menetapkan (identifikasi) kebutuhan pelanggan

a mengembangkan keistimewaan produk merespon kebutuhan pelanggan.

a mengembangkan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk

a Mengarahkan perencanaan ke kegiatan-kegiatan operasional

2. Pengendalian Mutu (Quality Control)

Kontrol mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera setelah terjadi, sehingga mutu dapat dipertahankan.

Langkah Kegiatan yang dikerjakan, antara lain :

a Evaluasi kinerja dan kontrol produk

a Membandingkan kinerja aktual terhadap tujuan produk.

a Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan mutu yang ada.

Peningkatan Mutu (Quality Improvement)

Peningkatan mutu mencakup dua hal yaitu :

1. Fitness for use

2. Mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan

Kegiatan-kegiatan Peningkatan Mutu :

a Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya peningkatan mutu.

a Identifikasi apa yang perlu ditingkatkan dan proyek peningkatan mutu.

a Menetapkan tim proyek

a Menyediakan tim dengan sumber daya, pelatihan, motivasi untuk :

a. Mendiagnose penyebab

b. Merangsang perbaikan

c. Mengadakan pengendalian agar tetap tercapai perolehan

Mutu yang lebih tinggi dari produk memungkinkan (memberikan manfaat) untuk :

a. Meningkatkan kepuasan pelanggan.

b. Membuat produk mudah laku dijual

c. Memenangkan persaingan

d. Meningkatkan pangsa pasar

e. Memperoleh pemasukan dari penjualan

f. Menjamin harga premium

g. Dampak yang teruatama adalah terhadap penjualan

h. Biasanya, mutu yang lebih tinggi membutuhkan biaya lebih banyak

Mutu yang lebih tinggi memungkinkan untuk :

1. Mengurangi tingkat kesalahn

2. Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan

3. Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi

4. Mengurangi ketidakpuasan pelanggan

5. Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji

6. Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke pasar

7. Tingkatkan hasil/kapasitas

8. Meningkatkan kinerja pengiriman

9. Dampak utama biaya

10. Biasanya mutu lebih tinggi biayanya lebih sedikit

Sedangkan Soegiarto (1999) menyebutkan lima aspek yang harus dimiliki Industri jasa pelayanan, yaitu :

a. Cepat, waktu yang digunakan dalam melayani tamu minimal sama dengan batas waktu standar. Merupakan batas waktu kunjung dirumah sakit yang sudah ditentukan waktunya.

b. Tepat, kecepatan tanpa ketepatan dalam bekerja tidak menjamin kepuasan konsumen. Bagaimana perawat dalam memberikan pelayanan kepada pasien yaitu tepat memberikan bantuan dengan keluhan-keluhan dari pasien.

c. Aman, rasa aman meliputi aman secara fisik dan psikis selama pengkonsumsian suatu poduk atau. Dalam memberikan pelayanan jasa yaitu memperhatikan keamanan pasien dan memberikan keyakinan dan kepercayaan kepada pasien sehingga memberikan rasa aman kepada pasien

d. Ramah tamah, menghargai dan menghormati konsumen, bahkan pada saat pelanggan menyampaikan keluhan. Perawat selalu ramah dalam menerima keluhan tanpa emosi yang tinggi sehingga pasien akan merasa senang dan menyukai pelayanan dari perawat.

e. Nyaman, rasa nyaman timbul jika seseorang merasa diterima apa adanya. Pasien yang membutuhkan kenyaman baik dari ruang rawat inap maupun situasi dan kondisi yang nyaman sehingga pasien akan merasakan kenyamanan dalam proses penyembuhannya.

PRINSIP-PRINSIP JAMINAN MUTU

Mutu tidak akan pernah dicapai dalam jangka waktu yang singkat. Hal tersebut memerlukan waktu yang sangat bervariasi tergantung dari pada standar mutu yang dinginkan. Pengertian tentang program jaminan mutu mungkin sudah sering kita ketahui dari berbagai sumber yang sangat bervariasi.

Secara singkat disebutkan bahwa program jaminan mutu melibatkan setiap orang yang berada dalam organisasi untuk peningkatan pelayanan yang terus menerus dimana mereka akan memenuhi kebutuhan standar dan harapan dari pada pelanggan, baik pelanggan intern ataupun ekstern. Hal ini adalah suatu metode yang mengkombinasikan teknik manajemen, keterampilan teknik, dan pemanfaatan penuh potensi sumber daya manusia dalam organisasi rumah sakit.

Program Jaminan Mutu dapat dibedakan dengan bentuk manajemen yang lain, dimana jaminan mutu didasarkan pada prinsip prinsip sebagai berikut :

1. Setiap orang didalam organisasi harus dilibatkan dalam penentuan , pengertian dan peningkatan proses yang berkelanjutan dengan masing masing kontrol dan bertanggung jawab dalam setiap mutu yang dihasilkan oleh masing masing orang.

2. Setiap orang harus sepakat untuk memuaskan masing masing pelanggan baik pelanggan eksternal maupun pelanggan internal.

3. Peningkatan mutu dilaksanakan dengan menggunakan metode ilmiah yaitu dengan menggunakan data untuk pengambilan keputusan , penggunaan alat alat statistik dan keterlibatan setiap orang yang terkait.

4. Adanya pengertian dan penerimaan terhadap suatu perbedaan yang alami.

5. Pembentukan teamwork . Baik itu dalam part time teamwork, fulltime teamwork ataupun cross functional team .

6. Adanya komitmen tentang pengembangan karyawan (development of employees ) melalui keterlibatan didalam pengambilan keputusan.

7. Partisipasi setiap orang dalam merupakan dorongan yang positif dan harus dilaksanakan.

8. Program pendidikan dan pelatihan dianggap sebagai suatu investment/modal dalam rangka pengembangan kemampuan dan pengetahuan pegawai untuk mencapai potensi yang mereka harapkan.

9. Supliers dan Customer diintegrasikan dalam proses peningkatan mutu.

Manajemen Mutu Philip B. Crosby

Menurut, Philip B. Crosby, ada “empat hal yang mutlak (absolut)” menjadi bagian integral dari manajemen mutu, yaitu bahwa :

Ø Definisi mutu adalah kesesuaian terhadap persyaratan (The definition of Quality is conformance to requirements)

Ø Sistem mutu adalah pencegahan (The system of quality is prevention)

Ø Standar penampilan adalah tanpa cacat (The performance standard is Zero Defects)

Ø Ukuran mutu adalah harga ketidaksesuaian (The measurement of quality is the price of nonconformance)

Ada 14 langkah yang diperlukan untuk pelaksanaan rencana Zero Defects, yaitu :

_ Komitmen Manajemen (Management Commitment)

_ Tim Peningkatan Mutu (Quality improvement Team)

_ Pengukuran-Pengukuran (Measurement)

_ Biaya Mutu (Cost of Quality)

_ Sadar akan Mutu (Quality awareness)

_ Kegiatan koreksi (Corrective action)

_ Rencana ZD (zero deffects planning)

_ Pelatihan pekerja (employee education)

_ Hari ZD (zero deffects day)

_ Menyusun tujuan (Goal setting)

_ Mengganti penyebab kesalahan (error cause removal)

_ Pengakuan (recognition)

_ Dewan Mutu (Quality council)

_ Kerjakan sekali lagi (Do it ever again)

Faktor-faktor Fundamental yang mempengaruhi mutu 9 M

◙ Men

◙ Money

◙ Materials

◙ Machines

◙ Modern Information Methods

◙ Markets

◙ Management

◙ Motivation

◙ Mounting Product Requirement

Dimensi Mutu

Delapan dimensi Mutu :

Penampilan (performance), suatu karakter utama hasil produk
Gambaran atau keistimewaan (features)
Ketahanan (reliability)
Kesesuaian (conformance)
Lama bertahan (durability)
Kemampuan pelayanan (serviceability)
Estetika (Asthetics)
Mutu yang dirasakan (perceived quality)

Pandangan Pasien terhadap Mutu

Pandangan pasien terhadap Mutu Klinik, yaitu :

Bidan terlatih dengan baik
Melihat dokter yang sama setiap visite
Perhatian pribadi dokter terhadap pasien
Privacy dalam diskusi penyakit
Ongkos klinik terbuka
Waktu tunggu dokter yang singkat
Informasi dari dokter
Ruang istirahat yang baik
Staf yang menyenangkan
Ruang tunggu yang nyaman

Pandangan Provider terhadap Mutu

Pandangan provider terhadap Mutu Klinik, yaitu :

Perilaku seseorang terhadap pasien, dokter dsb
Koordinasi antar peran masing-masing, interdepartemen
Jumlah kontak dengan pasien
Kepuasan pasien dan hal-hal yang menyenangkan
Keterampilan medis dan fisilitas
Fasilitas fisik
Kelangsungan perawatan, dokter yang sama visite pasien berikutnya
Follow-up, seperti janji pasien kembali
Penyukuhan pasien dan pemahamannya
Hubungan pasien staf
Sistem pencatatan
Penekanan riset
Hubungan antar staf

EVALUASI

1. Mutu adalah kesesuaian terhadap permintaan persyaratan (The conformance of requirements) merupakan pendapat dari:

a. American Society for Quality Control

b. J.M. Juran

c. Philip B. Crosby

d. Dr. Armand V. Feigenbaum

Jawab C

2. Mutu yang lebih tinggi dari produk memungkinkan (memberikan manfaat) untuk, kecuali:

a. Mengurangi kepuasan pelanggan.

b. Membuat produk mudah laku dijual

c. Memenangkan persaingan

d. Meningkatkan pangsa pasar

Jawab A

3. Kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan, jujur, aman, tepat waktu, ketersediaan. Keseluruhan ini berhubungan dengan kepercayaan terhadap pelayanan dalam kaitannya dengan waktu, merupakan salah satu aspek Mutu, yakni:

a. Keandalan (reliability)

b. Ketanggapan (responsiveness)

c. Jaminan (assurance)

d. Empati atau kepedulian (emphaty)

Jawab A

4. keinginan para pegawai atau karyawan membantu konsumen dan memberikan pelayanan itu dengan tanggap terhadap kebutuhan konsumen, cepat memperhatikan dan mengatasi kebutuhan-kebutuhan.

a. Keandalan (reliability)

b. Ketanggapan (responsiveness)

c. Jaminan (assurance)

d. Empati atau kepedulian (emphaty)

Jawab B

5. Faktor-faktor Fundamental yang mempengaruhi mutu 9 M, kecuali:

a. Men

b. Money

c. Materials

d. Measure

Jawab D